Privacybeleid Volkstuinvereniging Vlooiendijk:

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Volkstuinvereniging Vlooiendijk verwerkt van haar (kandidaat)leden. 

Indien u lid wordt van Volkstuinvereniging Vlooiendijk, of u op de wachtlijst van de vereniging laat plaatsen, geeft u de vereniging uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met ons privacybeleid te verwerken. Wij adviseren u om deze privacyverklaring goed door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie. 

  1. Verantwoordelijke  

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Volkstuinvereniging Vlooiendijk te Heiloo, ingeschreven in het handelsregister  van de Kamer van Koophandel onder nummer 56220510.  

Het secretariaat is bereikbaar via volkstuinvlooiendijk@gmail.com, of op het postadres Heerenweg 189, 1851 KP Heiloo. 

De secretaris van de vereniging is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. 

  1. Van wie verwerkt Volkstuinvereniging Vlooiendijk persoonsgegevens?
    Onze volkstuinvereniging verwerkt persoonsgegevens van
    – Leden van de vereniging;
    – Kandidaat-leden die op de wachtlijst staan in afwachting van een volkstuin op ons complex. 
  1. Welke persoonsgegevens worden door Volkstuinvereniging Vlooiendijk  verwerkt? 

Volkstuinvereniging Vlooiendijk verwerkt uitsluitend de volgende persoonsgegevens: 

∙ Voor- en achternaam; 

∙ Adres, postcode en woonplaats; 

∙ Telefoonnummer  

∙ E-mailadres. 

De vereniging voegt hier gegevens aan toe met betrekking tot de toegewezen tuin, en de datum van aanmelding c.q. de ingangsdatum van het lidmaatschap.

Privacy verklaring Volkstuinvereniging Vlooiendijk maart 2019 

  1. Voor welk doel verwerkt Volkstuinvereniging Vlooiendijk persoonsgegevens? 

Een organisatie mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken wanneer daar een wettelijke grondslag voor is. Eén van die grondslagen is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.  Volkstuinvereniging Vlooiendijk verwerkt uw persoonsgegevens op basis van deze grondslag. Immers, als u lid wilt worden van onze vereniging en bij ons een tuin wilt huren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig: 

∙ Om u op de juiste wijze in te kunnen schrijven als (kandidaat)lid; ∙ Om een huurovereenkomst voor de u toegewezen tuin op te kunnen stellen; 

∙ Voor de facturering van de tuinhuur, verenigingscontributie en de borgsom; ∙ Om u per post, e-mail of telefoon te kunnen informeren over zaken betreffende uw volkstuin en de vereniging. 

Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan hierboven omschreven. Uw gegevens zullen ook niet aan derden worden verstrekt. 

  1. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens? 

Uw gegevens worden verwerkt door het bestuurslid dat belast is met de ledenadministratie, op dit moment de secretaris van de vereniging. De secretaris beheert ook de wachtlijst en is eerstverantwoordelijke voor de toewijzing van tuinen. De penningmeester gebruikt de gegevens ten behoeve van de facturering. Tevens worden de gegevens door de secretaris (of in overleg met de secretaris door de overige bestuursleden) gebruikt om leden per post, e-mail of telefoon te kunnen informeren over zaken betreffende de tuin en andere zaken die zich afspelen in de vereniging. 

De verstrekte gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor bestuursleden. Algemene e-mails aan leden worden BCC geadresseerd om te voorkomen dat e-mailadressen door andere ontvangers kunnen worden gelezen. 

  1. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Uw gegevens worden bewaard zolang u (kandidaat)lid bent van onze vereniging. Als u uw lidmaatschap opzegt en er bestaan over en weer geen  (financiële) verplichtingen meer, dan worden de betreffende persoonsgegevens binnen 1 jaar na afloop van de huurovereenkomst uit ons ledenbestand verwijderd. Van personen op de wachtlijst die zich laten schrappen van deze lijst, worden de gegevens per direct verwijderd.

Privacy verklaring Volkstuinvereniging Vlooiendijk maart 2019 

Let wel: voor een deel van onze (financiële) administratie geldt een wettelijk verplichte bewaartermijn van 7 jaar. 

  1. Hoe worden uw gegevens beveiligd? 

Uw gegevens worden verwerkt in een Excel-bestand. Dit ledenbestand wordt opgeslagen op een beveiligde computer en is beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik. 

  1. Cookies 

De website van de vereniging maakt gebruik van functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk om de site goed te kunnen laten functioneren, bevatten geen persoonlijke gegevens en worden niet gebruikt voor andere doeleinden. In de instellingen van uw browser kunt u zelf cookies beheren. 

  1. Recht op inzage, aanpassen of verwijderen van uw gegevens. Als lid van Volkstuinvereniging Vlooiendijk kunt u altijd inzage krijgen in de  gegevens die wij van u hebben opgeslagen. Dit kan door een e-mail te sturen aan het bestuur van de vereniging via volkstuinvlooiendijk@gmail.com. Ook hebt u het recht om fouten in uw gegevens te laten corrigeren of te laten wissen. 
  2. Klachten 

Mocht u onverhoopt een klacht hebben over de wijze waarop Volkstuinvereniging Vlooiendijk omgaat met uw gegevens, dan stellen wij het  op prijs als u hier eerst het bestuur van in kennis stelt. Wij zullen ons uiterste best doen om uw klacht naar tevredenheid op te lossen. Mocht dit niet lukken,  dan kunt u uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens 

  1. Vragen? 

Als u naar aanleiding van deze uitleg nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met het bestuur via volkstuinvlooiendijk@gmailc.com. 

  1. Wijzigingen 

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen zullen door het bestuur steeds bekend worden gemaakt via een e-mail aan de leden. 

Privacy verklaring Volkstuinvereniging Vlooiendijk maart 2019