Huishoudelijk reglement Volkstuinvereniging Vlooiendijk Heiloo.
1. Huishoudelijk reglement
1.1 In dit Huishoudelijk Reglement worden de rechten en plichten van de leden van de Volkstuinvereniging Vlooiendijk geregeld.
1.2 Op dit Huishoudelijk Reglement zijn eveneens van toepassing alle bepalingen die zijn opgenomen in de Statuten van de vereniging.
1.3 Op dit Huishoudelijk Reglement zijn van toepassing alle verplichtingen die voortvloeien uit de Huurovereenkomst die de vereniging heeft aangegaan met de gemeente Heiloo.
1.4 Voor zover regels in het Huishoudelijk Reglement aanscherpingen bevatten van bepalingen in de Statuten van de vereniging of de Huurovereenkomst met de gemeente zijn de regels in het Huishoudelijk Reglement van toepassing.
1.5 Wanneer één of meer bepalingen van het huishoudelijk reglement niet nagekomen of overtreden worden, dan kunnen sancties opgelegd worden conform art. 4 van de Statuten.
1.6 Ieder lid ontvangt bij de inschrijving een exemplaar van het Huishoudelijk Reglement en verklaart bij het ondertekenen van de overeenkomst zich te zullen houden aan bovengenoemde reglementen en de aanvullingen/ wijzigingen waarvoor besluiten zijn genomen op de Algemene Ledenvergadering.
1.7 Het Huishoudelijk Reglement wordt goedgekeurd door een wettig belegde Algemene Ledenvergadering.
1.8 Het bestuur vult het Huishoudelijk Reglement aan/ wijzigt het na besluiten die genomen zijn op een wettig belegde Algemene Ledenvergadering.
1.9 Wijzigingsvoorstellen voor het Huishoudelijk Reglement moeten bij de secretaris minimaal een maand voor de Algemene Ledenvergadering worden ingediend. Wijzigingen kunnen alleen worden ingevoerd als twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen voor het ingediende voorstel zijn.
1.10 In alle gevallen waarin Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het bestuur.
2. Leden
2.1 De gebruiker van een tuin dient lid te zijn van de volkstuinvereniging Vlooiendijk met in achtneming van het bepaalde in artikel 3 en 4 van de statuten. De gebruiker van een tuin moet 18 jaar of ouder zijn.
2.2 De aanvraag voor het kandidaat lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris.
2.3 Het opzeggen van het lidmaatschap moet schriftelijk geschieden bij de secretaris met in achtneming van het bepaalde in artikel 4 van de statuten.
3. Algemene ledenvergadering
3.1 Minstens een maal per jaar wordt een Algemene Ledenvergadering gehouden.
3.2 Alle leden hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering, met dien verstande dat geschorste leden slechts onder voorwaarden als vermeld in art 11 van de Statuten toegang krijgen.
3.3 Alle stemgerechtigde leden hebben één stem, ongeacht het aantal tuinen dat zij in gebruik hebben.
3.4 Als een lid niet in de gelegenheid is zelf een stem uit te brengen dan kan een ander lid van de vereniging gemachtigd worden om voor het betreffende lid een stem uit te brengen. De gemachtigde en de machtigingsgever tekenen beide dezelfde verklaring waarin het stemrecht wordt overgedragen. Bij stemming moet deze verklaring worden getoond en worden ingeleverd bij de secretaris van de vereniging.
3.5 Van hetgeen in de Algemene ledenvergadering wordt besproken worden notulen gemaakt, die in de eerstvolgende ledenvergadering worden vastgesteld. Omdat daar geruime tijd overheen kan gaan wordt tevens in de vergadering een “actiepuntenlijst” gemaakt en vastgesteld.
3.6 Van de Algemene Vergadering wordt binnen een maand een vergaderverslag (conceptnotulen) en de “actielijst” aan de leden toegestuurd.
4. Financiën
4.1 Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari t/m 31 december.
4.2 De huur die de gemeente voor het gehele complex bij de vereniging in rekening brengt wordt hoofdelijk omgeslagen over de leden die een of meer tuinen toegewezen hebben gekregen.
4.3 De contributie die de leden jaarlijks voor de kosten van de vereniging moeten betalen, wordt door de ledenvergadering jaarlijks vastgesteld op de algemene ledenvergadering. Leden die op de wachtlijst als gemeld in artikel 3 van de statuten zijn geplaatst betalen alleen de jaarlijkse contributie.
4.4 Als voor een nieuw lid een tuin beschikbaar komt betaalt hij eenmalig een waarborgsom van € 100,00. Eventuele rentebaten op de ontvangen waarborgsommen vallen toe aan de financiële middelen van de vereniging
4.5 Het bedrag van de betaalde borgsom is na beëindigen van het lidmaatschap opvorderbaar mits de tuin in goede staat wordt opgeleverd, vrij van onkruid en vrij van opstallen (tenzij met de opvolgende huurder een overname van een of meerdere opstallen is overeengekomen).
Indien de tuin niet vrij is van onkruid en te ruimen opstallen en de waarborgsom niet voldoende is om de tuin in nette staat te brengen, kan het bestuur de extra opruimkosten bij het vertrekkende lid in rekening brengen.
5. Toewijzing tuinen
5.1 Toewijzing van tuinen geschiedt op volgorde van aanvraag.
5.2 Bij de uitgifte van tuinen is het uitgangspunt dat per lid slechts één tuin wordt uitgegeven. Historisch gegroeide situaties waarbij leden meerdere tuinen in gebruik hebben worden niet aangetast.
5.3 Onderlinge ruiling van tuinen is niet toegestaan. Als leden van tuin willen wisselen of ruilen moeten ze hiervoor eventueel beiden een verzoek indienen bij het bestuur. Het bestuur beslist over dit verzoek.
5.4 Leden mogen zonder toestemming van het bestuur de hun toegewezen tuin niet geheel of gedeeltelijk in gebruik geven aan derden.
5.5 Een kandidaat-lid heeft het recht tweemaal van een aangeboden tuin af te zien, zonder dat dit gevolgen heeft voor zijn plaats op de wachtlijst. Bij de derde weigering wordt het kandidaat-lid op de onderste plaats van de wachtlijst geplaatst.
6. Gebruik tuin
6.1 De tuin is bestemd voor het kweken van groente,fruit en sierteeltproducten, op niet-commerciële basis.
6.2 Aardappelen mogen alleen worden geteeld in wisselteelt van tenminste 1 op 4 volgens plantschema op het informatiebord op het parkeerterrein. Het bestuur bepaalt daarvoor het jaarlijkse schema; afwijkingen zijn alleen toegestaan na overleg met en toestemming van het bestuur. Bij het poten van aardappelen zijn alleen gekeurde pootaardappelen met label toegestaan (NAK-label). Aanbevolen wordt om de juiste pootafstand (soortafhankelijk) aan te houden en om alleen rassen te gebruiken met een hoge aardappelmoeheid- en Phytophtora-resistentie. Aardappelloof en evt. aangetaste of rotte aardappelen dienen na de oogst op
adequate wijze te worden afgevoerd. Dit geldt ook voor andere gewassen uit de nachtschade-familie (tomaat, paprika, aubergine, pepers).
6.3 Het is niet toegestaan op de tuin niet toelaatbare planten te kweken. Hieronder worden in ieder geval mede verstaan planten van het geslacht Cannabis (hennep).
6.4 Leden dienen de hun toegewezen tuin met aangrenzende paden en/of sloten goed te onderhouden. Paden dienen vrij gehouden te worden van overhangende takken en ander groen.
6.5 De tuin met aangrenzende paden dient op een zodanige wijze onderhouden te worden dat anderen geen hinder ondervinden van uitzaaiend onkruid, overhangende planten, bomen struiken, tuinmateriaal en dergelijke (goed nabuurschap).
6.6 Om verzakking van het pad zoveel mogelijk te voorkomen is het niet toegestaan een strook van 0,5 meter langs het pad te spitten of uit te graven, tenzij langs het pad aanvullende maatregelen (bijvoorbeeld stevige grondkering) zijn getroffen.
6.7 Opstallen en tuin zijn niet bestemd voor opslag en/of stalling van zaken en materialen anders dan nodig voor het gestelde in art. 6.1.
6.8 Het is overeenkomstig de huurovereenkomst met de gemeente niet toegestaan het complex anders te betreden of te verlaten dan via de verharding bij de parkeerplaatsen.
6.9 Voor de op de tuin aanwezige bomen en struiken geldt als richtlijn een maximale hoogte van 2.5 meter. Fruitbomen en struiken dienen minimaal 0,5 m uit de erfgrens te worden aangeplant. Om hinder voor derden te voorkomen dient tijdig snoei te worden toegepast op een wijze dat hinder door te hoge of te brede beplanting wordt voorkomen. Het is niet toegestaan andere dan fruitbomen op de tuin te planten.
6.10 Tuinafscheidingen in de vorm van struiken (bessen, bramen, frambozen etc.) mogen alleen geplaatst worden na overleg met de betrokken medetuinder. Deze afscheidingen moeten in het voorjaar teruggesnoeid worden tot maximaal 70 cm en moeten tenminste 50 cm vanaf de tuingrens worden geplant, onder voorbehoud dat een aangrenzende tuin hierdoor geen last krijgt van schaduw (zie ook art. 6.9). De struiken moeten een zodanige afmeting hebben dat snoeien en oogsten van vruchten vanaf de eigen tuin gedaan kan worden. Het is niet toegestaan voor het oogsten en snoeien de buurtuin ongevraagd te betreden. Bij bezwaren van andere leden zie art. 6.13.
6.11 Wanneer geconstateerd wordt dat een tuin, of directe omgeving van de tuin, niet op orde is kan de huurder van de tuin daarop door zijn buren worden aangesproken. In goed nabuurschap moet worden getracht tot een oplossing te komen zodat de tuin weer voldoet aan de normen die in het huishoudelijk reglement aan de tuinen worden gesteld. Komen huurders er onderling niet uit dan wordt het probleem aan het bestuur voorgelegd en zal het bestuur voor een adequate oplossing zorgen.
Hiervan wordt de huurder schriftelijk in kennis gesteld. Indien aan de oproep van het bestuur om de tuin op orde te brengen ook geen gehoor wordt gegeven kan het bepaalde in artikel 4.5 van de statuten op het betrokken lid worden toegepast.
6.12 Daarnaast houdt het bestuur regelmatig een schouw op het tuincomplex. Wanneer daarbij knelpunten in het onderhoud van een tuin worden vastgesteld, wordt contact opgenomen met de huurder, met het verzoek daarop actie te ondernemen om het knelpunt weg te nemen.
Ingeval in ernstige mate achterstallig onderhoud of onjuist gebruik van de tuin wordt vastgesteld, wordt de huurder per brief aangeschreven om de tuin, binnen een aangegeven termijn (in de regel maximaal 6 weken), weer op orde te brengen.
Aan het einde van de gestelde termijn vindt nogmaals een schouw door het bestuur plaats, waarbij de huurder aanwezig kan zijn. Indien dan wordt geconstateerd dat de tuin nog niet aan de gestelde voorwaarden voldoet, volgt een tweede brief waarin de huurder nogmaals een termijn (maximaal 4 weken) krijgt om de tuin op orde te brengen. Deze brief bevat tevens de aanzegging dat huurder zal worden geroyeerd indien na deze tweede termijn de tuin nog niet op orde is.
Na deze tweede termijn vindt wederom een schouw door het bestuur plaats, waarbij de huurder aanwezig kan zijn. Indien de tuin dan nog niet op orde is, wordt het lid, conform artikel 4.5 van de statuten, royement aangezegd.
Indien de tuin bij deze schouw wel op orde is, vervalt de aanzegging van royement. Het bestuur kan aan continuering van het lidmaatschap voor de duur van één jaar aanvullende voorwaarden stellen.
Ontvangst van brieven van het bestuur, zoals hierboven beschreven, dienen te
worden bevestigd door de ontvanger.
6.13 Een vertrekkend lid moet de tuin ‘schoon en zwart’ opleveren.
Zie ook art. 4.5.
Schoon en zwart opleveren houdt in dat:
– De niet overgenomen eigendommen en opstallen voor de datum van overdracht zijn verwijderd;
– De tuin vrij is van onkruid;
– Andere bomen dan vruchtbomen verwijderd zijn;
– Vruchtbomen en struiken die blijven staan voldoen aan het gestelde in artikel 6.10 van dit Huishoudelijk Reglement.
6.14 In artikel 4.5 van de Statuten wordt gesproken van bijzondere gevallen waarin een lid het lidmaatschap van de vereniging kan worden opgezegd zonder voorafgaand overleg. Van deze mogelijkheid zal vanzelfsprekend zeer terughoudend gebruik worden gemaakt en alleen bij zeer urgente aanleidingen, bijvoorbeeld het herhaald en in grote hoeveelheden gebruiken van niet toegestane bestrijdingsmiddelen.
7. Hinder/ overlast
7.1 Activiteiten die leiden tot overlast in welk vorm dan ook (bijvoorbeeld geluid, rook, parkeren) zijn niet toegestaan.
7.2 Het is niet toegestaan opstallen, composthopen en struiken zodanig te plaatsen dat anderen hier hinder van ondervinden.
7.3 Mest, verteerbaar afval en verteerbaar vuil mogen, voor zover als compost op het complex te gebruiken, slechts worden opgeslagen op de niet aan de zijde van de openbare paden gelegen gedeelten de tuin van en moeten genoegzaam worden afgedekt.
7.4 Niet te composteren afval dient afgevoerd te worden.
7.5 De groensingel rond het complex dient vrij te blijven van goederen en afval.
8. Milieu
8.1 De vereniging heeft zich ten doel gesteld om natuurlijk tuinieren te bevorderen.
8.2 Indien gebruik van bestrijdingsmiddelen noodzakelijk is, dan zijn alleen in de biologische landbouw toegestane bestrijdingsmiddelen toegelaten.
8.3 Het is niet toegestaan om afval en/of materialen op het volkstuincomplex te verbranden of (met uitzondering van beperkt groenafval) te begraven. Op het verenigingscomplex is milieuwetgeving van toepassing. Sancties conform milieuwetgeving zijn van toepassing. Boetes komen voor rekening van het desbetreffende lid.
8.4 Open vuur is niet toegestaan, hieronder valt ook een barbecue.
9. Opstallen
9.1 Voor het bouwen van schuurtjes, kasjes en hokken is toestemming van het bestuur vereist. Als opstallen zijn alleen toegelaten schuurtjes/hokken, tuinhuisjes en broeikasjes.
9.2 De maximaal toegestane oppervlakte van deze opstallen op een tuin bedraagt 12 m2, de maximale hoogte 2,50 m. Tussen de opstallen en een aanliggende sloot moet minstens een 1 m brede vrije strook beschikbaar blijven.
Tussen de opstallen en de grens met de naburige tuin(en) dient tevens voldoende ruimte te worden vrijgehouden om noodzakelijk onderhoud en reparaties te kunnen uitvoeren.
9.3 Opstallen dienen zoveel mogelijk aan de achterzijde van de tuin te worden geplaatst.
9.4 Tot de bouw van nieuwe opstallen mag pas worden overgegaan nadat schriftelijke toestemming van het bestuur is verkregen.
10. Algemeen onderhoud
10.1 Het onderhoud van de hoge begroeiing in de groensingels rond het complex en de schouwsloten is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De leden van de vereniging zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van het parkeerterrein, het hoofdpad en de zijpaden.
10.2 Ter bevordering van het in stand houden van het tuincomplex kunnen er zogenaamde werkdagen worden georganiseerd, waarop collectief werkzaamheden worden uitgevoerd in het belang van het gestelde doel. De verantwoordelijkheid voor de organisatie daarvan ligt bij het bestuur.
11. Aansprakelijkheid
11.1 Het bestuur aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor vermissing, vernieling, diefstal, ongevallen of letsel –dit alles in de ruimste zin van het woord- welke op het door de vereniging beheerde terrein plaatsvindt.
Evenmin kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor financiële nadelen welke voortvloeien uit het verlies van het lidmaatschap van een lid van de vereniging.
11.2 Leden en derden kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade aan gemeenschappelijke paden en andere voorzieningen.
11.3 Het lid dat eigendommen van de vereniging, leden of derden op het volkstuincomplex ontvreemdt, vernielt of beschadigt, wordt hiervoor aansprakelijk gesteld.
11.4 Het parkeerterrein en de gemeenschappelijke paden op het complex dragen het karakter van een eigen weg.
Het bestuur van Volkstuinvereniging Vlooiendijk
20 april 2017